Sinds 2019 stimuleert de Vlaamse regering zoveel mogelijk gemeenten om te fuseren. Daarmee wil de overheid op lokaal niveau een efficiëntere dienstverlening en een krachtigere organisatie bieden aan de inwoners. Ook Puurs en Sint-Amands sloegen de handen in elkaar. Maar hoe stemt een fusiegemeente de interne communicatie af? Welke IT-structuur past het beste binnen de nieuwe setting? Hoe kun je beter digitaal samenwerken? Cronos Public Services ging mee op pad om de bakens uit te zetten.

Na de fusie in 2019 kwamen snel een aantal pijnpunten naar boven bij Puurs-Sint-Amands. Documenten waren versnipperd over diverse servers, er was geen gemeenschappelijk intranet en medewerkers kregen niet altijd toegang tot essentiële informatie. Het gebruik van Sharepoint hielp in een eerste fase om de communicatie te stroomlijnen, maar uiteindelijk werd vorig jaar beslist om Microsoft O365 en Teams te implementeren. Daarvoor ging de fusiegemeente op zoek naar de juiste partners en kwam via Cronos Public Services in contact met The Flow Consulting. Dit Cronos competence center kent het Microsoftlandschap door en door, en helpt organisaties met de continue optimalisatie van hun dagelijkse werking.

Tineke Coeckelbergh, Expert informatiebeheer en informatieveiligheid/DPO bij Puurs-Sint-Amands: “We hadden meteen een goed gevoel bij hun aanpak en visie, en hebben dan besloten om met hen in zee te gaan. We hebben voldoende competente mensen in huis, maar de specifieke kennis ontbrak voor de opzet en implementatie van een digitale werkplek binnen O365. Daarom was een samenwerkingsverband met The Flow Consulting de juiste keuze. De regie bleef wel in onze handen.”

Twee snelheden

Een fusie vereist zowel technologisch als organisatorisch een heuse transformatie. Puurs-Sint-Amands koos voor een topdown-aanpak waarbij iedereen wordt betrokken. “De directie speelt bij een structurele verandering een voorbeeldfunctie,” weet Benny Van de Velde, Trusted Advisor van The Flow Consulting. “Vaak wordt er te weinig gefocust op de gevolgen voor de medewerkers. Microsoft Teams uitrollen en een intranet creëren, vergt relatief weinig tijd, maar mensen moeten zich ook kunnen aanpassen. En intussen komen er op IT-vlak bijna wekelijks nieuwe toepassingen bij. Bij Puurs-Sint-Amands beseften ze dat het op elkaar afstemmen van die twee snelheden een continue governance vraagt. Tijdens de introductie van O365 werden ambassadeurs aangeduid die na een opleiding collega´s konden begeleiden. Dat zijn de voelsprieten van het projectteam. We zijn geen consultants die het werk even opknappen, maar eerder gidsen die bakens uitzetten. We volgen met The Flow altijd het ritme van de klant.”

Daar is De Vedette!

De coronacrisis heeft uiteraard ook een rol gespeeld. Microsoft Teams werd in de lente noodgedwongen versneld geïntroduceerd in de organisatie. Fysieke workshops waren niet meer mogelijk, maar Cronos Public Services stelde zich flexibel op en organiseerde de opleidingen online. Het medewerkersportaal – als vervanger van het intranet – kreeg definitief vorm en werd eind mei 2020 gelanceerd onder de klinkende naam “De Vedette”, een knipoog naar brouwerij Moortgat in Puurs. Tineke Coeckelbergh: “De medewerkers mochten meebeslissen over de naam en dat werd gewaardeerd. Het portaal is dé toegangspoort tot informatie van de organisatie: wie is wie, nieuwsberichten, informatie rond personeelszaken, het organogram, sjablonen en huisstijl, maar ook de toegang tot persoonlijke bestanden en teams.”

De Vedette zal in de toekomst een onderdeel zijn binnen Teams. Het portaal wordt dan een centraal en interactief werkinstrument met nieuws, documenten, samenwerkingsruimtes, enz. De uitdaging dit jaar is om voldoende relevante content te bieden. “Je kunt het vergelijken met een krantensite,” licht Benny Van de Velde toe. “Als je slechts een keer per week iets post, krijg je weinig bezoekers. Daarom is het belangrijk dat de communicatie ook vanuit de medewerkers komt, onder andere via een digitaal prikbord voor meer persoonlijke boodschappen. Zo´n portaal is volgens mij ook relevant voor andere besturen en organisaties. Ze kunnen hun structuur op die manier gemakkelijk personaliseren binnen een centraal communicatiekanaal.”

Gebruiksvriendelijke PMO-app

Het volledige project loopt tot december 2024. Er zijn dus nog heel wat etappes af te leggen. Puurs-Sint-Amands zet verder in op optimaliseren, automatiseren en digitaliseren van bepaalde processen in de organisatie. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een treinticket, of om de onboarding van nieuwe medewerkers te vergemakkelijken. Voor projectmanagers binnen de fusiegemeente wordt een gebruiksvriendelijke PMO-app ontwikkeld door Cronos en Microsoft Intune maakt een modern beheer van pc’s, smartphones en tablets mogelijk. “Na 2024 is het werk nog niet af, want digitalisering is een continu veranderend proces,” weet Tineke Coeckelbergh. “Bovendien zou rond die tijd de bouw klaar zijn van een nieuw administratief centrum dat alle diensten centraliseert. Volgend jaar zullen we een goed beeld hebben waar we staan met onze digitale werkplek en wat de plannen zijn rond thuiswerken en het nieuw administratief centrum.”

Op maat van elk bestuur

De fusie tussen Puurs en Sint-Amands bewijst dat budget geen obstakel hoeft te zijn voor een grote transformatie. Tineke Coeckelbergh: “Een digitale werkplek kun je customizen volgens het profiel van een organisatie. Binnen lokale besturen is de kennis rond O365 meestal beperkt en daar biedt Cronos een grote meerwaarde. Onder andere door het helpen opbouwen van expertise op het ritme van het bestuur en de administratie. The Flow Consulting heeft diverse profielen in huis die kunnen helpen bij projectmanagement, het analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen, het bouwen van apps om bepaalde processen te digitaliseren en automatiseren, het adoptieproces van de nieuwe technologieën, enz. Hun plan van aanpak is duidelijk, professioneel en behapbaar. Ze bieden diensten aan op maat van de klant en zijn daar heel flexibel in.”

“Het volledige project loopt tot december 2024, maar dan zijn we nog niet klaar. Digitalisering is een continu veranderend proces.”

– Tineke Coeckelbergh, Expert informatiebeheer bij Puurs-Sint-Amands