Migratie naar Microsoft 365 vereenvoudigt innovatie voor Arvesta

Groeibedrijf Arvesta hanteert een buy-and-build-strategie, wat vooral voor IT een uitdaging kan zijn. Opeenvolgende overnames hadden ertoe geleid dat de organisatie met steeds meer verschillende applicaties werkte, met name voor de interne en externe communicatie. Om de diverse e-mailinfrastructuur te verenigen en de gegevensbescherming en samenwerkingen met partners te verbeteren, besloot het managementteam over te stappen op Microsoft 365. De pandemie en een complexe cyberaanval zorgden ervoor dat Project Harmony langer duurde dan verwacht, maar onderstreepten ook het belang van change-management en digitale veiligheid. De expertise van The Flow zorgde ervoor dat het migratieproject naadloos verliep. Nu wil Arvesta zich verder concentreren op low-code ontwikkeling om nog meer efficiëntiewinsten te behalen.

Cijfers

• Arvesta migreerde van een grote cloudsamenwerkingssuite naar Microsoft 365
• Alle divisies werken nu met dezelfde software om te communiceren en informatie te delen.
• Dit verbetert de interne en externe samenwerking, wat innovatie vereenvoudigt
• 1200: Microsoft 365-accounts geactiveerd
• 7: maanden om iedereen te migreren en op te leiden
• 4: hulpverleners verzorgden 1200 individuele trainingen via video

Innovatie stuwt Arvesta vooruit: ze voegen voortdurend nieuwe oplossingen, markten en overnames toe. Om te innoveren moet je echter efficiënt kunnen samenwerken. En mensen binnen de organisatie gebruikten verschillende communicatiesystemen, wat het samenwerken met externe partners ingewikkelder maakte. Medewerkers hadden hun schijven geopend om bestanden te delen, maar dit leidde uiteindelijk tot problemen om te zien wie er toegang toe had, dus er moest iets veranderen.

‘We kregen klachten over de cloud-only suite die we gebruikten’, zegt Lien Verschueren, Head of IT Operations bij Arvesta. ‘Mensen hebben graag volwaardige applicaties op hun pc, en veel van onze collega’s moeten complexe berekeningen maken als onderdeel van hun werk – niet alleen in de boekhouding – waar Microsoft Excel nog steeds de belangrijkste referentie is. ‘

Arvesta heeft daarom contact opgenomen met verschillende organisaties om de overstap naar Microsoft 365 te begeleiden en uiteindelijk zijn ze vertrokken met The Flow – een adviesbureau dat onderdeel is van De Cronos Groep. Verschueren: ‘De Cronos Groep viel op op het gebied van techniek en hun voorstel omvatte meteen de juiste ruimte voor ons en viel binnen budget. Ze hadden het technische proces voor ons al duidelijk geschetst met een uitgebreide roadmap – ondanks dat het lastig was om de beste volgorde voor het migreren van al onze mailboxen en applicaties uit te zetten omdat onze verschillende documentbronnen en applicaties allemaal met elkaar verweven waren. The Flow heeft ook veel aandacht besteed aan adoptie door eindgebruikers.’

Pandemie versnelde migratie

Arvesta richtte ook een intern team en een stuurgroep op. Samen met The Flow lanceerden ze het project begin 2020 – vlak voor de coronapandemie. Dit riep de vraag op of het een goed moment was om met zo’n integraal project aan de slag te gaan, maar Arvesta besloot eigenlijk om de zaken te versnellen – het moeten werken op afstand werd immers nog belangrijker voor de organisatie.

Helaas stuitte het project echter al snel op een struikelblok toen het in 2020 een grote cyberaanval onderging. ‘We moesten de gefaseerde migratie even on hold zetten om de aanval te verdedigen en de nodige bescherming aan onze infrastructuur toe te voegen. Maar dit heeft er juist toe geleid dat we onze beveiliging verder hebben verbeterd met beter identiteitsbeheer, mede dankzij conditional access en Azure AD’, legt Verschueren uit. Arvesta profiteert ook van het verbeterde apparaatbeheer en beheer van zijn updates sinds de migratie, wat nog belangrijker is in de nieuwe organisatie met meer werken op afstand. 

Betere controle over applicaties en een low-code toekomst

De Flow gebruikte Microsoft FastTrack om bestanden één voor één over te zetten naar SharePoint en OneDrive, en een speciale migratietool – Quest – voor de agenda’s en mailboxen. Een van de grootste uitdagingen was het migreren van applicaties die verbonden waren in de vorige cloudsuite. Volgens de IT-manager waren mensen in het verleden behoorlijk creatief geweest. Maar Microsoft 365 heeft Arvesta nu meer controle gegeven over deze verschillende applicaties en ze hebben zelfs nieuwe applicaties ontdekt die in de licentie zijn opgenomen, zoals Bookings en Whiteboard. Ze streven ernaar om volgend jaar meer Microsoft Power Apps en low-code softwareontwikkeling te gebruiken om kleine processen aan elkaar te lijmen.

Met AODocs had Arvesta eerder een toplaag boven zijn cloudsuite voor het delen van persoonlijke schijven met collega’s. ‘Maar daar was altijd goedkeuring voor nodig, terwijl collega’s nu zelf Team Workspaces kunnen bouwen. The Flow heeft ook een aantal goede portals ontworpen met SharePoint, waardoor de samenwerking nu veel soepeler en efficiënter verloopt en we meer controle krijgen.’

1200 individuele ondersteuningssessies

De migratie begon in februari 2021 in een eerste golf die doorging tot de zomer, met de tweede en laatste golf in september en oktober. Om ervoor te zorgen dat iedereen goed kon werken met de nieuwe Microsoft 365-suite, hebben Arvesta en The Flow samen digitale ondersteuningssessies aangeboden aan elke medewerker de dag na hun mailbox- en bestandsmigraties.

Het vierkoppige supportteam stond één uur per medewerker toe, wat resulteerde in 1200 individuele sessies! Elk team omvatte ook een steungroep met ambassadeurs voor collega’s om vragen te stellen, en ze kunnen vandaag nog steeds tickets openen met de supportdesk.

‘Een grote verandering als deze vraagt om zorgvuldige afweging en planning vooraf, en een gefaseerde aanpak zoals wij deden is natuurlijk wat duurder dan een big bang, maar de beslissing hangt af van hoe digitaal volwassen je organisatie is. Ons managementteam kon de voortgang van het migratieproject volgen op ons dashboard op maat”, legt Verschueren uit.

Een reeks nieuwe toepassingen

Een Office-migratie met 1200 licenties tijdens de lockdown is geen sinecure. ‘Maar Cronos is op dit vlak een van de toonaangevende experts in België. Ze kunnen niet alleen een hele batterij specialisten bij elkaar brengen, ze zijn ook flexibel en geven direct feedback – ook op afstand’, besluit Verschueren.

‘The Flow heeft veel aandacht besteed aan de eindgebruikerservaring.’

‘Collega’s kunnen nu zelf Teams-werkplekken bouwen. The Flow heeft ook verschillende documentportals ontworpen met SharePoint, waardoor de samenwerking veel soepeler en efficiënter verloopt en we meer controle hebben.’

Lien Verschueren, Head of IT Operations bij Arvesta